Do you really need such a service?

Business in Japan – not unlike business in Europe – depends a lot on personal contacts. Tradeshows are excellent for exposing oneself to the world and for “collecting business cards”, but they are just the start of a long and intricate path. Following up the leads from a tradeshow or maintaining a relationship after the first introductions were made, is a time consuming process and it absolutely requires acts of “physical presence” (not once, but many times) either by oneself or by a trusted delegate.

Unless you already have a subsidiary in Japan or a very committed distributor, you will need services like those offered by D-VECS in order to build relationships with Japanese companies. Email communications from abroad are nice and needed, but that alone will not be enough for a Japanese client/dealer to engage in a constructive relationship.

                                                                                                                    

Although Japan is a major international power and although English is taught in school to all Japanese children from 12 years of age on, Japan remains a very monolingual society. Japanese businessmen are weary of companies who fail to admit this reality. Even if in a certain instance it might be possible to handle communications entirely in English, a real partnership can only exist if the foreign partner properly acknowledges the fact that Japanese people speak Japanese. Having one’s product brochures and homepage available in the Japanese language are a first step in this direction.

Just like Flemish people, Japanese extremely appreciate it if a foreigner tries to speak the language. The ability to mix a foreign presence with Japanese language is one of the strong points of D-VECS.

Although superficially similar, Japanese business attitudes can be quite different from Western ones. Significantly different interpretations of the same English words can cause major problems for your business unless you have somebody on your side who understands what the Japanese really mean and who can explain you how certain words and actions on your side might be misinterpreted by the Japanese. A famous example is of course the fact that Japanese will not say “no”, but “it might be difficult”. However, a much more dangerous situation arises from misunderstanding the levels of commitment.

Heb je zulk een service echt nodig?

Zakendoen in Japan vereist intensieve persoonlijke relaties, in dit opzicht een beetje vergelijkbaar met de Europese situatie. Handelsbeurzen zijn erg geschikt om zichzelf bekend te maken en om “naamkaartjes te verzamelen”, maar ze zijn enkel de start van een lang en complex proces. Het opvolgen van de leads van handelsbeurzen of het onderhouden van een relatie na de fase van de eerste introductie, is een tijdsintensief proces dat absoluut de (herhaaldelijke) “fysieke aanwezigheid” vereist ofwel van iemand van het bedrijf zelf ofwel van een degelijke vertegenwoordiger.

Tenzij je al een dochteronderneming hebt in Japan of een goedwerkende invoerder, heb je services zoals deze aangeboden door D-VECS nodig. Zonder dat kan je niet verwachten om goede relaties op te bouwen met Japanse bedrijven. E-mailcommunicatie vanuit het buitenland is goed en nodig, maar om een Japanse klant/verdeler te overtuigen en om een constructieve relatie met je bedrijf op te zetten is dat alleen absoluut onvoldoende.

Hoewel Japan internationaal belangrijk is en hoewel er op school vanaf 12 jaar Engels onderwezen wordt, blijft Japan toch een sterk ééntalige samenleving. Japanse zakenmensen zijn schuw van buitenlandse bedrijven die dat weigeren te erkennen. Zelfs als het in een specifiek geval mogelijk zou zijn om alle communicatie in het Engels te doen, zal al snel duidelijk worden dat het moeilijk is een gezonde relatie op te zetten tenzij de buitenlandse partner expliciet aangeeft begrip te hebben voor het feit dat Japanners Japans spreken. Een eerste stap in dit proces is het beschikbaar stellen van documentatie in het Japans en het aanwezig zijn met een Japanstalige website.

Juist zoals Vlamingen, appreciëren Japanners het enorm indien een buitenlander probeert hun taal te spreken. De mogelijkheid om het gebruik van de Japanse taal te combineren met een exotisch buitenlands tintje is één van de sterke punten van D-VECS.

Hoewel er oppervlakkige gelijkenissen zijn, zijn sommige zakengewoontes in Japan vrij verschillend van de westerse gewoontes. Een fundamenteel verschillende interpretatie van dezelfde Engelse woorden kan grote problemen met zich meebrengen. Het is daarom belangrijk dat je iemand aan jouw kant hebt die verstaat wat de Japanners echt willen zeggen en die je kan waarschuwen voor mogelijke misinterpretaties door de Japanners van wat jij zegt. Een bekend voorbeeld is natuurlijk dat de Japanners nooit “neen” zullen zeggen, waar wel “dit zou moeilijk kunnen zijn”. Een nog groter gevaar, echter, schuilt er in het verkeerd interpreteren van het niveau van commitment dat aangeboden of verwacht wordt.